Dokumentationsqualität beim Abschluss

Wenn Sie einen Arbeitsauftrag abschließen, zeigt FreeMaint, wie vollständig seine Dokumentation ist: welche nützlichen Angaben schon vorhanden sind und welche noch fehlen. Es ist ein Hinweis, nie eine Sperre – Sie können den Auftrag immer abschließen.

Wo Sie es sehen

Web: oben im Dialog „Arbeitsauftrag abschließen“ eine Zeile wie „5/7 · fehlt: Fotonachweis, Erfasste Zeit“. Aufklappen zeigt jedes Kriterium; der Link „Hinzufügen“ öffnet den passenden Reiter.
Mobile App: auf dem Abschlussbildschirm, in der Übersichtskarte, unter „Dokumentation“.
Direkt nach dem Abschluss: Die Bestätigung nennt das Endergebnis.

Was geprüft wird

Arbeitszusammenfassung

Abschlussnotizen mit mindestens 10 Zeichen.

Fotonachweis

Mindestens ein Foto am Auftrag.

Erfasste Zeit

Mindestens eine Zeitbuchung.

Checkliste abgeschlossen

Alle Aufgaben erledigt – nur wenn der Auftrag Aufgaben hat.

Fehlercode

Nur bei Instandsetzungen, wenn Ihr Unternehmen Fehlercodes hat und das Feld in Ihrem Abschlussformular nicht ausgeblendet ist.

Grundursache

Nur bei Instandsetzungen, wenn das Feld in Ihrem Abschlussformular nicht ausgeblendet ist.

Zählerstand

Nur wenn die Anlage einen Zähler hat.

Geplante Ersatzteile bestätigt

Nur wenn der Auftrag geplante Teile hat: jedes verwendet oder übersprungen.

Unterschrift erfasst

Nur wenn Ihr Workflow eine Unterschrift verlangt und Ihr Tarif die elektronische Signatur umfasst.

Wie der Wert berechnet wird

Der Wert ist die Zahl der erfüllten Kriterien geteilt durch die Zahl der Kriterien, die für diesen Auftrag gelten, in Prozent. Ein Kriterium, das nicht gilt, zählt nicht: Es erscheint nie als fehlend und nie als erledigt. Der Wert wird einmal beim Abschluss festgehalten; das Wiedereröffnen des Auftrags löscht ihn.

Wichtig

Die Dokumentationsprüfung blockiert nie einen Statuswechsel. Um ein Feld verpflichtend zu machen, fügen Sie unter Unternehmenseinstellungen › Arbeitsabläufe einen Workflow-Schritt hinzu.

Wo der Wert verwendet wird

Jede Person sieht ihren eigenen Durchschnitt unter „Meine Aktivität“ (Dashboard und Profil im Web, Start und Ich in der mobilen App). Führungskräfte sehen einen Wert pro Person nur, wenn ein Administrator „Teamansichten und Ziele“ einschaltet – siehe den Artikel zur Teamanerkennung.

Tipp

Ein Feld, das Ihr Unternehmen im Abschlussformular ausblendet, wird nie jemandem angerechnet.