Teilaufträge je Team

Ein Auftrag braucht oft mehrere Teams: Elektrik, Bau, Druckluft, Mechanik. Statt unverbundene Arbeitsaufträge anzulegen, behalten Sie einen übergeordneten Arbeitsauftrag und geben jedem Team einen eigenen Teilauftrag mit eigener zuständiger Person, eigener Planung, eigenen Aufgaben, Ersatzteilen und eigenem Fortschritt. Der übergeordnete Auftrag zeigt, wo jedes Team steht und was das Ganze kostet. Teilaufträge je Team anzulegen erfordert den Business-Plan; lesen kann man sie in jedem Plan.

Einen Arbeitsauftrag beim Anlegen aufteilen

Wählen Sie im Formular ein Hauptteam und mindestens eines der Weitere Teams. Die Option „Ein Teilauftrag pro Team“ erscheint: aktivieren und speichern. Der angelegte Arbeitsauftrag wird zum übergeordneten Auftrag, und FreeMaint legt einen Teilauftrag pro Team an. In der mobilen App erscheint die Option genauso, sobald zwei Teams gewählt sind.

Einen bestehenden Arbeitsauftrag aufteilen

Öffnen Sie den Arbeitsauftrag, klicken Sie auf „Teilaufträge je Team hinzufügen“, wählen Sie die Teams und bestätigen Sie. In der mobilen App steht die Aktion im Aktionsmenü des Arbeitsauftrags. Nur ein leerer Arbeitsauftrag lässt sich aufteilen – keine Aufgaben, keine verbrauchten oder geplanten Ersatzteile, keine erfasste Zeit –, denn jedes Team erfasst seine Arbeit auf seinem Teilauftrag. Ist ein Auftrag aufgeteilt, fügt „Teams hinzufügen“ später weitere Teams hinzu.

Was jeder Teilauftrag erhält

Jeder Teilauftrag heißt „Titel des übergeordneten Auftrags — Team“ und übernimmt Beschreibung, Standort, Anlage, Priorität, Kategorie, Fälligkeit und geplante Termine. Er ist niemandem zugewiesen: Sein Team wird benachrichtigt und bestimmt selbst die ausführende Person. Spätere Terminänderungen am übergeordneten Auftrag verschieben die Planung der Teams nicht.

Den Auftrag auf dem übergeordneten Auftrag verfolgen

Die Karte „Teilaufträge je Team“ des übergeordneten Auftrags listet jedes Team mit seinen Personen, seinem Status, seinen Aufgaben, Stunden und Kosten, dann die Summen für Stunden, Arbeitskosten, Ersatzteile und das Ganze. Der übergeordnete Auftrag selbst trägt keine Aufgaben, Ersatzteile oder Zeiten: Erfassen Sie diese auf dem Teilauftrag des Teams.

Der übergeordnete Auftrag folgt seinen Teams

• Sobald das erste Team seinen Teilauftrag beginnt, beginnt auch der übergeordnete Auftrag.
• Solange ein Teilauftrag offen ist, kann der übergeordnete Auftrag weder abgeschlossen noch validiert noch geschlossen werden.
• Wenn das letzte Team fertig ist, wird der übergeordnete Auftrag automatisch abgeschlossen. Validierung und Schließung bleiben die Entscheidung einer Person.
• Öffnet ein Team seinen Teilauftrag nach dem Abschluss erneut, ist der übergeordnete Auftrag wieder in Bearbeitung.

Den übergeordneten Auftrag stornieren

Wer den übergeordneten Auftrag storniert, storniert nach einer Bestätigung, die sie auflistet, auch dessen offene Teilaufträge. Bereits erledigte Teilaufträge bleiben erhalten. Ein erneutes Öffnen des übergeordneten Auftrags öffnet die stornierten Teilaufträge nicht wieder.