Beobachter

Beobachter können einen Arbeitsauftrag verfolgen und werden über dessen Fortschritt benachrichtigt, ohne Ersteller, Zugewiesener oder Teammitglied zu sein. Ideal für Vorgesetzte, Sicherheits- oder Qualitätsverantwortliche, die Einblick benötigen, die Arbeit aber nicht selbst ausführen.

Die zuweisende Person wird automatisch hinzugefügt

Wenn Sie einen Arbeitsauftrag jemand anderem zuweisen, werden Sie automatisch als Beobachter hinzugefügt. So behält ein Vorgesetzter, der Arbeit im Namen eines Technikers zuweist, vollen Einblick in Statusänderungen, Kommentare und Fotos — auch ohne Ersteller oder Zugewiesener zu sein.

Der Anforderer folgt dem Arbeitsauftrag automatisch

Wird in einem Arbeitsauftrag jemand unter „Angefordert von“ eingetragen, wird diese Person als Beobachter hinzugefügt. Sie kann den Arbeitsauftrag dann öffnen und wird über Statusänderungen und neue Kommentare informiert — auch wenn sie ihn weder angelegt hat noch zugewiesen ist. Das deckt den häufigen Fall ab, dass eine Abteilungsleitung die Arbeit angefordert, aber von jemand anderem erfassen lassen hat. Der Eintrag erfolgt nur in dem Moment, in dem der Anforderer erstmals gesetzt wird; ein Entfernen aus der Beobachter-Karte ist daher endgültig und wird durch spätere Änderungen nicht rückgängig gemacht.

Beobachter manuell hinzufügen

Öffnen Sie einen Arbeitsauftrag und nutzen Sie die Karte „Beobachter“ in der Seitenleiste. Jeder, der Arbeitsaufträge bearbeiten kann, kann Beobachter hinzufügen oder entfernen. Suchen Sie eine Kollegin bzw. einen Kollegen und wählen Sie sie/ihn aus; entfernen Sie einen Beobachter über das X neben dem Namen.

Was Beobachter erhalten

Beobachter können den Arbeitsauftrag öffnen (auch bei einer Rolle mit eingeschränktem Datenbereich) und werden über Statusänderungen und neue Kommentare benachrichtigt — abhängig von den Benachrichtigungseinstellungen jedes Nutzers.

Tipp

Jemanden als Beobachter hinzuzufügen gewährt Lesezugriff auf genau diesen Arbeitsauftrag — eine einfache Möglichkeit, Einblick zu geben, ohne die Rolle zu ändern.

Beobachter bei mehreren Arbeitsaufträgen hinzufügen oder entfernen

Markieren Sie in der Liste der Arbeitsaufträge die gewünschten Aufträge (oder nutzen Sie Alle auswählen) und klicken Sie in der eingeblendeten Leiste auf Beobachter. Wählen Sie Hinzufügen oder Entfernen, wählen Sie die Personen aus und klicken Sie auf Übernehmen. Hinzufügen entfernt nie die Beobachter, die ein Auftrag bereits hat, und ein Auftrag, den Sie nicht sehen dürfen, wird übersprungen und gemeldet. Die Schaltfläche erfordert dasselbe Recht wie die Karte Beobachter: Arbeitsaufträge zuweisen.

Beobachter auf vorbeugenden Wartungsplänen

Ein Wartungsplan kann Standard-Beobachter haben, die auf jeden von ihm erzeugten Arbeitsauftrag übertragen werden. Um sie für mehrere Pläne gleichzeitig festzulegen, markieren Sie die Pläne in der Liste der vorbeugenden Wartung, klicken Sie auf „Massenbearbeitung“, füllen Sie das Feld „Beobachter“ aus und wählen Sie „Zu den aktuellen Beobachtern jedes Plans hinzufügen“ oder „Beobachter jedes Plans ersetzen“. Bereits offene Arbeitsaufträge behalten ihre eigenen Beobachter.