Abschluss & Validierung

Der Validierungsworkflow stellt die Qualitätskontrolle sicher. Manager prüfen abgeschlossene Arbeiten vor dem endgültigen Abschluss.

Validierungsprozess

1. Der Techniker setzt den AA auf COMPLETED
2. Der Manager erhält eine Benachrichtigung
3. Der Manager prüft Aufgaben, Kosten und Notizen
4. GENEHMIGT (→ VALIDATED) oder LEHNT AB (→ zurück zu IN_PROGRESS)
5. Nach der Validierung kann der AA geschlossen werden (CLOSED)

Das Abschlussformular

Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Felder für Arbeitsaufträge angelegt hat, erscheinen diese jetzt im Dialog „Abschließen“ — ausgefüllt von der Person, die die Arbeit durchgeführt hat, im Web wie in der mobilen App. Pflichtfelder müssen beantwortet sein, bevor der Arbeitsauftrag abgeschlossen werden kann. Bei der Freigabe wird dasselbe Formular erneut angezeigt, bereits ausgefüllt: Der Prüfer kontrolliert die Antworten, statt sie zu schreiben. Ein Feld des Abschlussformulars, das dem Anforderer oder bestimmten Rollen vorbehalten ist, ist für alle anderen schreibgeschützt – im Web und in der mobilen App: Sie sehen die Antworten, können sie aber nicht ändern. Verlangt ein Workflow-Schritt auf Validiert eigene benutzerdefinierte Felder – etwa eine Zufriedenheitsumfrage des Anforderers –, zeigt das Validierungsfenster nur diese Felder.

Validierung sperren, wenn ein Teil falsch kalkuliert ist

Wenn Sie die verbauten Teile weiterberechnen, können Sie die Validierung eines Arbeitsauftrags blockieren, solange ein Teil keinen Verkaufspreis hat oder unter Einstandspreis verkauft wird. Fügen Sie unter Unternehmenseinstellungen > Arbeitsabläufe > Arbeitsaufträge einen Schritt auf dem Status Validiert hinzu und haken Sie das Pflichtfeld „Teile über Einstandspreis kalkuliert“ an: Die Validierung kann dann erst bestätigt werden, wenn jedes berechenbare Teil einen Preis hat, und das Fenster Validieren nennt die betroffenen Teile. Vom Kunden beigestellte Teile und frei eingetragene Teile zählen nie mit. Verkaufspreise gehören zum Business-Tarif, und die Regel greift erst, wenn Sie sie hinzufügen.

Interne Arbeitsaufträge

Ein intern angelegter Arbeitsauftrag — von einem Planer, einem Wartungsplan oder einem Techniker — hat niemanden, der ihn freigibt. Damit solche Aufträge nicht bei „Abgeschlossen“ hängen bleiben, aktivieren Sie „Interne Arbeitsaufträge automatisch schließen“ unter Firmeneinstellungen › Systemweit: Ein Arbeitsauftrag ohne „Angefordert von“ und ohne verknüpfte Anfrage wird dann geschlossen, sobald er abgeschlossen ist, und sein Verlauf vermerkt das automatische Schließen. Arbeitsaufträge mit Anforderer behalten den Freigabeschritt. Enthält Ihr Workflow einen Schritt für den Status „Geschlossen“, wird nichts automatisch geschlossen: Diese Freigabe findet weiterhin statt.

Nach der Freigabe sofort schließen

Wenn Freigeben und Schließen bei Ihnen immer dieselbe Entscheidung sind, aktivieren Sie „Arbeitsaufträge nach der Freigabe automatisch schließen“ unter Firmeneinstellungen › Systemweit. Ein freigegebener Arbeitsauftrag wird dann sofort geschlossen – im Namen der Person, die ihn freigegeben hat –, und sein Verlauf vermerkt das automatische Schließen. Hat Ihr Workflow einen Schritt für den Status „Geschlossen“, wird nichts automatisch geschlossen.