Conclusão e Validação

O fluxo de validação assegura o controlo de qualidade. Os gestores revêem o trabalho concluído antes do encerramento final.

Processo de Validação

1. O técnico marca a OT como COMPLETED
2. O gestor recebe uma notificação
3. O gestor revê as tarefas, os custos e as notas
4. APROVA (→ VALIDATED) ou REJEITA (→ volta a IN_PROGRESS)
5. Depois de validada, a OT pode ser fechada (CLOSED)

O formulário de fecho

Se a sua empresa adicionou campos personalizados às ordens de trabalho, estes passam a aparecer na caixa de diálogo Concluir, preenchidos por quem executou o trabalho, na web e na aplicação móvel. Os campos obrigatórios têm de ser preenchidos antes de a ordem poder ser concluída. Na validação, o mesmo formulário é apresentado de novo, já preenchido: quem valida verifica as respostas em vez de as escrever. Um campo do formulário de fecho reservado ao requerente ou a algumas funções fica só de leitura para todos os outros, na web e na aplicação móvel: veem as respostas, mas não as podem alterar. Se um passo do fluxo de trabalho em Validado exigir campos personalizados próprios — por exemplo, um inquérito de satisfação do requerente —, a janela de validação mostra apenas esses campos.

Bloquear a validação quando uma peça está mal tarifada

Se factura as peças que aplica, pode impedir que uma ordem de trabalho seja validada enquanto uma peça não tiver preço de venda ou for vendida abaixo do custo. Em Definições da empresa > Fluxos de trabalho > Ordens de Trabalho, acrescente um passo no estado Validado e assinale o campo obrigatório «Peças com preço acima do custo»: a validação não pode ser confirmada até todas as peças facturáveis terem preço, e a janela Validar indica quais estão em falta. As peças fornecidas pelo cliente e as peças introduzidas em texto livre nunca contam. Os preços de venda são uma funcionalidade do plano Business, e a regra não faz nada enquanto não a acrescentar.

Ordens de trabalho internas

Uma ordem de trabalho criada internamente — por um planeador, um plano de manutenção preventiva ou um técnico — não tem ninguém que a valide. Para que não fiquem paradas em «Concluída», ative «Fechar automaticamente as ordens de trabalho internas» em Configurações da Empresa › Sistema: uma ordem de trabalho sem «Solicitado por» e sem pedido associado é então fechada assim que é concluída, e o seu histórico indica que foi fechada automaticamente. As ordens de trabalho com requerente mantêm a etapa de validação. Se o seu workflow tiver uma etapa no estado Fechada, nada é fechado automaticamente: essa aprovação continua a ser necessária.

Fechar assim que for validada

Se validar e fechar são sempre a mesma decisão para si, ative «Fechar automaticamente as ordens de trabalho depois de validadas» em Configurações da Empresa › Sistema. Uma ordem de trabalho validada é então fechada de imediato, em nome de quem a validou, e o seu histórico indica que foi fechada automaticamente. Se o seu fluxo de trabalho tiver um passo no estado Fechada, nada é fechado automaticamente.